Hochschulmarketing beginnt bei der Gewinnung von Studierenden und reicht heute weit darüber hinaus. Schließlich konkurrieren Hochschulen nicht nur um Studieninteressierte, sondern auch um Forschende, Unternehmenspartner, Förderer und Sponsoren. Umso wichtiger ist es, Beziehungen nicht nur punktuell aufzubauen, sondern über einzelne Kampagnen, Veranstaltungen und Studienphasen hinweg weiterzuentwickeln.

Denn viele dieser Kontakte vertiefen sich über die Jahre. Aus einem Studieninteressierten wird ein Studierender, später ein Alumnus – und vielleicht ein Mentor, Referent, Unternehmenspartner oder Förderer. Parallel dazu kommen im Alumni-Management, Career Service, in Forschungskooperationen oder im Fundraising immer neue Informationen hinzu. Ein CRM für Hochschulen kann diese unterschiedlichen Kontaktpunkte zusammenführen und sichtbar machen, wie sich Beziehungen im Laufe der Zeit verändern.

Mit audius:Academic Ecosystem auf Basis von Microsoft Dynamics 365 lässt sich dieses Netzwerk auf einer zentralen Plattform abbilden. Aus der klassischen Frage „Welche Kontakte haben wir?“ wird damit eine weiterführende: Welche Menschen, Kompetenzen und Organisationen können sinnvoll miteinander vernetzt werden?

Ein modernes Hochschulmarketing richtet sich an weit mehr als eine Zielgruppe. Studierende und Alumni, Lehrende und Forschende, Unternehmen, Forschungsinstitutionen, Förderer, Sponsoren und weitere Partner bringen jeweils eigene Interessen, Kompetenzen und Beziehungen mit. 

Dabei kann eine Person gleichzeitig oder im Laufe der Zeit unterschiedliche Rollen einnehmen. Ein ehemaliger Studierender kann heute beispielsweise Führungskraft in einem Partnerunternehmen sein, als Alumnus weiterhin Kontakt zur Hochschule halten, Studierende als Mentor begleiten und gleichzeitig als Referent oder Förderer auftreten. 

Werden diese Informationen in getrennten Systemen gepflegt, bleiben solche Zusammenhänge leicht verborgen. audius:Academic Ecosystem führt Historien, Rollen, Aktivitäten und Kontaktverläufe in einem gemeinsamen Kontext zusammen. Die Hochschule sieht dadurch nicht nur, wer eine Person ist, sondern auch, in welcher Beziehung sie zur Hochschule steht und wie sich diese Beziehung entwickelt hat. Davon profitieren verschiedene Bereiche des Hochschulmarketings – vom Alumni-Management über Career Service und Forschungskooperationen bis zum Fundraising.

Die Beziehung zu künftigen Studierenden beginnt oft lange vor der Bewerbung. Schulbesuche, Wettbewerbe, Info-Tage, Newsletter, Social Media oder andere Informationsangebote sind mögliche erste Berührungspunkte. Wie daraus ein nachvollziehbarer Weg entstehen kann, zeigt ein typisches Szenario: 

Ein Schüler nimmt an einem Hochschulwettbewerb teil und interessiert sich dabei besonders für ein technisches Themenfeld. Einige Monate später besucht er einen Info-Tag, informiert sich zu passenden Studiengängen und meldet sich für weitere Informationen an. Neben den fachlichen Inhalten können dabei auch das studentische Leben sowie das soziale und kulturelle Umfeld des Hochschulstandorts eine wichtige Rolle spielen. Dazu zählen beispielsweise studentische Initiativen, Kulturangebote, Vereine oder andere Netzwerke, die das Leben am Studienort mitprägen. 

Statt die einzelnen Kontakte und dabei gewonnenen Informationen unabhängig voneinander zu betrachten, können sie – unter Berücksichtigung der jeweiligen Einwilligungen – im Profil des Studieninteressierten zusammengeführt werden. 

Microsoft Dynamics 365 Customer Insights unterstützt dabei, Zielgruppen zu segmentieren und Kommunikation differenzierter auszurichten. Interessierte für technische Studiengänge können beispielsweise andere Informationen und Veranstaltungshinweise erhalten als Personen mit Schwerpunkt Wirtschaft oder Design. Der Nutzen liegt dabei nicht in möglichst vielen einzelnen Marketingmaßnahmen, sondern in ihrem Zusammenspiel: Statt jeden Kontakt isoliert zu betrachten, entsteht eine nachvollziehbare Entwicklung vom ersten Interesse bis hin zum Studium.

Mit dem Studienabschluss beginnt eine neue Phase der Beziehung zur Hochschule: die Alumni-Arbeit. In der Praxis zeigt sich, wie vielfältig Alumni später eingebunden sein können. Eine Absolventin arbeitet beispielsweise als Bereichsleiterin in einem internationalen Unternehmen. Für ihre ehemalige Hochschule kann sie Praktikumsplätze anbieten, bei einer Karrieremesse über Berufseinstiege informieren, eine Abschlussarbeit aus der Praxis begleiten, als Mentorin tätig werden oder ein Förderprojekt unterstützen. 

Diese Potenziale liegen jedoch häufig in unterschiedlichen Bereichen der Hochschule. Während das Alumni Office die Person aus dem Netzwerk kennt, sucht der Career Service geeignete Unternehmenspartner, ein Fachbereich Praxispartner für Abschlussarbeiten und das Fundraising potenzielle Förderer. Werden Informationen zu Interessen, Kompetenzen und bisherigen Aktivitäten zusammengeführt, entsteht ein vollständigeres Bild – und die Ansprache kann gezielt zum jeweiligen Anlass erfolgen. 

Microsoft Dynamics 365 Customer Insights kann dabei helfen, Alumni zum Beispiel nach Fachgebiet, Interessen oder Engagement zu segmentieren. Damit lässt sich der Student Lifecycle über den Studienabschluss hinaus weiterdenken. Aus einer reinen Alumni-Datenbank wird damit ein Instrument für gezielte Kommunikation, Vernetzung und weitere gemeinsame Aktivitäten.

Studierendenmanagement entlang des Student Lifecycle

Ein CRM für Hochschulen ergänzt das Studierendenmanagement vor allem dort, wo Kommunikation und Beziehungen im Mittelpunkt stehen. Es kann Kontaktpunkte vom ersten Studieninteresse über Informationsveranstaltungen und die Studienzeit bis zum Übergang ins Alumni-Netzwerk zusammenführen. So erhalten die beteiligten Hochschulbereiche einen besseren Überblick über Aktivitäten, Interessen und bisherige Kommunikation – und können Informationen und Angebote gezielter auf die jeweilige Phase ausrichten.

Über die Pflege bestehender Beziehungen hinaus eröffnet audius:Academic Ecosystem die Möglichkeit, bislang ungenutzte Potenziale im Hochschulnetzwerk sichtbar zu machen. Menschen, Kompetenzen, Vorhaben und Organisationen lassen sich dafür in einen gemeinsamen Kontext bringen. 

Die Hochschule übernimmt dabei die Rolle eines Orchestrators ihres Netzwerks: Studierende finden Zugang zu Unternehmen, Forschende zu Kooperationspartnern oder Förderprogrammen, Alumni zu Mentoringangeboten und Experten zu Veranstaltungen. Potenzielle Förderer lassen sich passenden Initiativen oder Projekten zuordnen, während Stipendien mit relevanten Zielgruppen und Bewerbungen verknüpft und die dazugehörigen Abläufe strukturiert begleitet werden. 

Zum Academic Ecosystem zählen zudem Akteure aus dem sozialen und kulturellen Umfeld des Hochschulstandorts. So lässt sich das Netzwerk der Hochschule über Studium, Forschung und Wirtschaft hinaus erweitern. 

Ein konkretes Beispiel: Ein angebundenes Partnerunternehmen sucht Expertise für ein Vorhaben im Bereich Wasserstofftechnologie. Über ein Portal kann es sein Forschungsinteresse mit Angaben zum Themenfeld, zu benötigten Kompetenzen oder zum geplanten Kooperationsrahmen hinterlegen. audius:Academic Ecosystem gleicht diese Informationen mit vorhandenen Profilen und Daten ab: Welche Forschungsgruppen beschäftigen sich mit dem Thema? Welche Forschenden bringen relevante Erfahrung mit? Gibt es Studierende mit entsprechendem Schwerpunkt oder Alumni mit Branchenkenntnis? Welche Förderprogramme oder weiteren Partner kommen infrage? 

An dieser Stelle setzt KI-gestütztes Matching an. Informationen zu Personen, Kompetenzen, Interessen und Angeboten werden ausgewertet, um mögliche Kombinationen vorzuschlagen. Aus einer einzelnen Anfrage entsteht so eine fundierte Auswahl potenzieller Kontakte, Kooperationspartner oder Fördermöglichkeiten, die anschließend geprüft und gezielt angesprochen werden können.

Damit erweitert audius:Academic Ecosystem die klassische Kontaktverwaltung um einen aktiven Blick auf das Hochschulnetzwerk: Bestehende Strukturen werden nicht nur dokumentiert, sondern können gezielt genutzt werden, um neue Kooperationsmöglichkeiten zu erkennen.

Auch im Career Service kommt es darauf an, unterschiedliche Angebote und Beteiligte zusammenzubringen. Praktika, Werkstudentenstellen, Berufseinstieg, Karrieremessen, Bewerbungstrainings, Beratungen und Mentoringprogramme greifen in der Praxis häufig ineinander. 

Ein Beispiel: Ein Informatikstudent möchte nach dem Studium in die Automobilindustrie einsteigen, ist aber unsicher, welche Rollen für ihn infrage kommen und welche Kenntnisse Unternehmen erwarten. Im audius:Academic Ecosystem kann sein Profil mit verfügbaren Mentoringangeboten abgeglichen werden. Als möglicher Mentor wird ein Alumnus vorgeschlagen, der einen vergleichbaren Studienhintergrund hat, heute bei einem Automobilhersteller arbeitet und bereits Mentoringerfahrung mitbringt. 

Der Prozess kann über das erste Matching hinaus begleitet werden: Anfrage und Zuordnung, Gesprächstermine, Feedback und Evaluation lassen sich strukturiert abbilden. Ist der Mentor nicht verfügbar oder passt die Zuordnung nicht, können weitere geeignete Kontakte berücksichtigt werden. 

So entsteht kein isoliertes Mentoringprogramm, sondern ein vernetzter Career-Service-Prozess: Studierende erhalten Orientierung, Alumni bringen ihr Wissen ein und Unternehmen erhalten einen weiteren Zugang zu Nachwuchskräften.
 

Technologisch baut audius:Academic Ecosystem auf Microsoft Dynamics 365 und der Microsoft Power Platform auf. Je nach Anwendungsszenario kommen beispielsweise Funktionen aus Dynamics 365 Sales, Customer Insights, Customer Service oder Project Operations sowie Power Automate zum Einsatz. 

Ein wesentlicher Vorteil dieser Basis: Geschäftsprozesse, Oberflächen, Rollen und Automatisierungen lassen sich an die jeweiligen Strukturen der Hochschule anpassen – beispielsweise an die Zusammenarbeit von Fakultäten, Career Service, Alumni Office und weiteren zentralen Hochschulbereichen. 

Campus Management sinnvoll ergänzen 

Campus Management umfasst unterschiedliche Prozesse rund um den Hochschulalltag. Mit der ergänzenden Lösung audius:Seminar stehen Funktionen für die Organisation von Studiengängen und Veranstaltungen zur Verfügung. In Verbindung mit dem CRM lassen sich diese Angebote in den Beziehungskontext der Hochschule einordnen: etwa indem Informationen zu Veranstaltungen und den beteiligten Personen zusammengeführt werden. Je nach Anforderungen der Hochschule lassen sich passende Abläufe gezielt mit der bestehenden Systemlandschaft verbinden.

Ein CRM für Hochschulen entfaltet seinen Wert nicht allein dadurch, dass Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. Es kommt darauf an, was die Hochschule mit diesen Daten machen kann.

Mit audius:Academic Ecosystem entsteht eine gemeinsame Sicht auf Studierende, Alumni, Forschende, Unternehmen und Förderer. Studierenden- und Partnermarketing, Alumni-Management, Career Service, Forschung und Fundraising können auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenarbeiten, statt Informationen in getrennten Bereichen zu verwalten. Kompetenzen, Interessen und potenzielle Kooperationen werden leichter sichtbar. KI-gestütztes Matching und automatisierte Prozesse tragen dazu bei, passende Personen und Angebote gezielter zusammenzubringen. 

So entwickelt sich klassisches CRM für Hochschulen zu einem Relationship- und Ecosystem-Management, das Vernetzung, Wissenstransfer und Kooperation fördert.

Wer Menschen, Kompetenzen und Chancen intelligent miteinander verbindet, stärkt Studierende, Wissenschaft und Wirtschaft – und damit das gesamte Hochschulnetzwerk.

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