In der Immobilienwirtschaft greifen zahlreiche Abläufe wie Zahnräder ineinander. Wenn ein Mieter auszieht, beginnt bereits die Vorbereitung für die Neuvermietung. Schäden müssen dokumentiert, Schlüssel übergeben, Zählerstände erfasst und Unterlagen erstellt werden. Parallel laufen Eigentümerversammlungen, Betriebskostenabrechnungen oder Abstimmungen mit Dienstleistern weiter. 

Die Herausforderung liegt selten in einem einzelnen großen Prozess, sondern in den vielen kleinen Schritten dazwischen. Informationen verteilen sich auf E-Mails, Excel-Dateien oder verschiedene Systeme. Aufgaben werden weitergegeben, aber nicht konsequent nachverfolgt. Arbeiten mehrere Beteiligte gleichzeitig an einem Vorgang, fehlt schnell der Überblick darüber, was bereits erledigt wurde und was noch offen ist. 

Genau an dieser Stelle setzt audius:RealEstate an. Die Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Steuerung ihrer Immobilienprozesse und verbindet CRM, Objektverwaltung und Vertragsmanagement in einer gemeinsamen Plattform. Prozesse aus Vermietung, Verwaltung und Vermarktung lassen sich zentral steuern, Informationen nachvollziehbar verwalten und Folgeaufgaben direkt aus laufenden Vorgängen ableiten.

 Neben Vermietung und Verwaltung unterstützt audius:RealEstate auch die Projektentwicklung von Immobilien — von der Bauplanung über kaufmännische Prozesse bis zur Steuerung komplexer Entwicklungsprojekte. Dazu gehören unter anderem die Bauausführung, projektbezogene Kostensteuerung oder die Verwaltung kaufmännischer Abläufe. Diese Funktionen stehen im Mittelpunkt des zweiten Teils der Artikelserie.

 Für Immobilienunternehmen bedeutet das weniger Abstimmungsaufwand, nachvollziehbare Abläufe und eine bessere Übersicht im Tagesgeschäft.

Ein Mieterwechsel wirkt auf den ersten Blick wie ein Routinevorgang. 

In der Praxis steckt jedoch erheblicher Koordinationsaufwand dahinter: Schlüssel müssen vollständig dokumentiert, Zählerstände korrekt erfasst und mögliche Schäden nachvollziehbar festgehalten werden. Auch bei der Kaution braucht es klare Abläufe – schließlich muss geprüft werden, ob und in welcher Höhe sie nach dem Auszug zurückgezahlt werden kann. 

In zahlreichen Verwaltungen wandern Informationen dabei zwischen Hausmeister und Verwaltung hin und her. Übergabeprotokolle liegen als PDF im Ordner, offene Punkte stehen in einer E-Mail und die Nachverfolgung erfolgt über Wiedervorlagen oder Notizzettel. 

audius:RealEstate bringt diesen Ablauf in eine einheitliche Prozessstruktur. Der Workflow für Einzug und Auszug führt Schritt für Schritt durch die Übergabe. Kaution, Wohnungsgeberbestätigung, Schlüsselübergabe oder Zählerstände werden direkt im Vorgang eingetragen. Dadurch bleibt jederzeit sichtbar, an welcher Stelle sich der aktuelle Bearbeitungsstand befindet.

Besonders hilfreich zeigt sich das bei dokumentierten Mängeln. Wird bei der Übergabe ein Schaden erfasst, entsteht daraus automatisch eine Serviceanfrage zur Bearbeitung. Aufgaben werden unmittelbar weitergegeben und geraten nicht zwischen verschiedene Zuständigkeiten.

 Auch die Dokumentenerstellung läuft effizienter ab. Übergabeprotokolle, Wohnungsgeberbestätigungen, Hausordnungen oder standardisierte Mieterschreiben stehen direkt im Prozess zur Verfügung. Mitarbeiter müssen Unterlagen nicht erst zusammensuchen oder Vorlagen manuell anpassen. 

Für die Immobilienverwaltung bedeutet das weniger organisatorischen Aufwand und eine Bearbeitung von Mieterwechseln in stets gleicher Art und Weise.

Mietverträge bilden die Grundlage zahlreicher Abläufe in der Immobilienverwaltung. Trotzdem werden sie häufig noch wie reine Ablagedokumente behandelt. Dabei hängen Mietanpassungen, Abrechnungen, Kündigungen oder Mahnungen direkt von diesen Informationen ab. 

audius:RealEstate bündelt Vertragsdaten an zentraler Stelle und macht sie für weitere Prozesse nutzbar. Unterschiedliche Vermieterstrukturen, Sicherheitsleistungen oder Staffelvereinbarungen lassen sich nachvollziehbar abbilden. Dadurch bleibt transparent, welche Vereinbarungen gelten und wann bestimmte Änderungen greifen. 

Vor allem bei Staffel- und Indexmieten entsteht dadurch mehr Planungssicherheit. Preisentwicklungen lassen sich über definierte Zeiträume verfolgen und Anpassungen rechtzeitig vorbereiten. Nach Ablauf einer Staffel kann der Übergang in eine Indexmiete direkt berücksichtigt werden, ohne dass Vertragsdetails manuell geprüft werden müssen. 

Auch die periodische Fakturierung wird einfacher steuerbar. Wiederkehrende Abläufe laufen im Hintergrund weiter, statt jeden Monat erneut vorbereitet zu werden. Das reduziert administrativen Aufwand und minimiert Fehlerquellen. Hinzu kommt die Kommunikation mit Mietern. Mietverträge, Kündigungen, Mahnungen oder Zahlungserinnerungen bei Mietrückständen entstehen auf Basis hinterlegter Vorlagen. Dadurch bleibt die Korrespondenz einheitlich und nachvollziehbar. 

Für Hausverwaltungen und Maklerunternehmen entsteht daraus eine verlässlichere Steuerung wiederkehrender Prozesse und ein deutlich geringerer Abstimmungsaufwand.

In der Immobilienverwaltung hängt nahezu jeder Vorgang mit einem anderen zusammen. Der Wirtschaftsplan bildet die Grundlage für die Eigentümerversammlung. Dort werden Beschlüsse gefasst, die später Aufgaben auslösen oder in die Jahresabrechnung einfließen. 

audius:RealEstate verbindet diese Abläufe innerhalb einer gemeinsamen Plattform für Immobilienmanagement und Objektverwaltung.

Wirtschaftspläne lassen sich strukturiert erstellen und über definierte Zeiträume verwalten. Aufteilungsschlüssel werden zentral gepflegt und anschließend für weitere Prozesse genutzt. Dadurch entsteht eine verlässliche Grundlage für Kostenverteilungen und spätere Abrechnungen.

Eigentümerversammlungen werden direkt im System organisiert. Tagesordnungspunkte, Teilnehmer und Beschlüsse lassen sich nachvollziehbar dokumentieren. Protokolle können auf Basis hinterlegter Vorlagen erstellt werden. Das reduziert Nacharbeiten und vereinfacht die Dokumentation. 

Der eigentliche Vorteil zeigt sich nach der Versammlung. Beschlüsse verschwinden nicht in einem Ordner oder E-Mail-Verlauf, sondern können direkt Aktivitäten oder Serviceanfragen auslösen. Aufgaben bleiben sichtbar und lassen sich gezielt nachverfolgen. 

Dasselbe gilt für die Jahresabrechnung. Immobilienkostenkonten bilden die Grundlage für die spätere Verteilung von Kosten auf Eigentümer oder Mieter. Die Berechnung erfolgt anhand definierter Schlüssel, beispielsweise nach Fläche oder Einheiten. Das schafft nachvollziehbare Abrechnungen und reduziert manuelle Zwischenschritte. 

Wer Verwaltungsprozesse bislang über verschiedene Systeme oder Tabellen organisiert, kennt den Aufwand bei der Zusammenführung von Informationen. Mit einer gemeinsamen Immobilienplattform bleiben Daten an einem Ort verfügbar und Prozesse greifen ineinander.

Nebenkostenabrechnungen sind ein wiederkehrender Pflichtprozess – und zugleich ein echter Aufwandstreiber in der Immobilienverwaltung. Verbrauchsdaten müssen übernommen, Auffälligkeiten geprüft und mögliche Nachzahlungen transparent bewertet werden. 

audius:RealEstate unterstützt diese Abläufe mit automatisierten Prüfungen und einer strukturierten Verarbeitung der Verbrauchsdaten. Informationen von Messdiensten lassen sich direkt übernehmen und in die Abrechnung einbeziehen. Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand und Übertragungsfehler werden minimiert. 

Besonders deutlich wird der Nutzen bei auffälligen Nachzahlungen. Überschreitet eine Jahresabrechnung definierte Schwellenwerte, kann automatisch eine Prüfung der Vorauszahlungen angestoßen werden. Anpassungen werden dadurch frühzeitig sichtbar und müssen nicht erst aufwendig nachträglich abgeglichen werden. 

Insbesondere bei größeren Verwaltungsbeständen spart diese Workflow-Automatisierung Zeit und sorgt für besser nachvollziehbare Abläufe in der Betriebskostenverwaltung.

Wer größere Immobilienparks oder Anlagen mit mehreren Gebäuden vermarktet, kennt den Abstimmungsaufwand hinter Exposés und Objektunterlagen. Beschreibungen sollen konsistent bleiben, Flächen klar ausgewiesen werden und Änderungen möglichst nicht an mehreren Stellen gleichzeitig gepflegt werden müssen.

Mit audius:RealEstate lassen sich Textbausteine und Belegtexte für Immobilienparks zentral pflegen und wiederverwenden. Das erleichtert die Erstellung von Exposés und sorgt dafür, dass Informationen über unterschiedliche Unterlagen hinweg einheitlich bleiben.

 Hinzu kommt die Flächenberechnung nach DIN oder GIF. Für Vermarktung, Bewertung oder Angebotsunterlagen entsteht dadurch eine belastbare Grundlage. Flächen lassen sich verlässlich angeben und Rückfragen diesbezüglich reduzieren.

Interessenten, Vermarktungsunterlagen und Objektinformationen bleiben dabei innerhalb einer gemeinsamen CRM- und Immobilienplattform verbunden. Maklerunternehmen und Projektentwickler profitieren dadurch von professionelleren Unterlagen, geringerem Pflegeaufwand und einer einheitlichen Darstellung ihrer Immobilienprojekte.

audius:RealEstate basiert auf Microsoft Dynamics 365 und lässt sich dadurch in bestehende Systemlandschaften integrieren. Kaufmännische Prozesse, CRM-Funktionen oder projektbezogene Abläufe können angebunden werden, ohne zusätzliche Einzellösungen aufzubauen.

Je nach Anforderung entsteht daraus eine Plattform für Immobilienverwaltung, Maklersoftware, Vertragsmanagement und digitale Prozesse. Informationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden und stehen dort zur Verfügung, wo sie im Tagesgeschäft benötigt werden. 

Dadurch bleiben Informationen an einer Stelle verfügbar und Abläufe lassen sich auch bei größeren Immobilienbeständen übersichtlich steuern.

Die vorgestellten Funktionen zeigen, wie audius:RealEstate den operativen Alltag in der Immobilienwirtschaft vereinfacht. Mieterwechsel, Vertragsmanagement, Eigentümerversammlungen, Jahresabrechnungen und Vermarktung laufen nicht als isolierte Einzelschritte, sondern greifen als zusammenhängende Prozesse ineinander. 

Für Immobilienunternehmen liegt genau darin der praktische Nutzen: Vorgänge lassen sich strukturierter bearbeiten, Informationen schneller finden und wiederkehrende Abläufe verlässlicher steuern. So gewinnen Mitarbeitende und Teams mehr Überblick, reduzieren Abstimmungsaufwand und haben mehr Zeit für Aufgaben, bei denen persönliche Betreuung und fachliche Entscheidungen gefragt sind – ob im Kontakt mit Mietern, Eigentümern, Interessenten oder Projektbeteiligten.

Im zweiten Teil der Artikelserie geht es um weitere Funktionen von audius:RealEstate mit Fokus auf Projektentwicklung, Finanzierung und kaufmännische Steuerung. 
 

Sie möchten erfahren, wie audius:RealEstate Ihre Immobilienprozesse unterstützen kann? 

Dann sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen. Gemeinsam analysieren wir, wo sich Abläufe vereinfachen, Zuständigkeiten klarer regeln und wiederkehrende Tätigkeiten effizienter organisieren lassen.