Es gibt viele Gründe, warum die Auslagerung des IT-Service sinnvoll sein kann. In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen drei Gründe aus strategischer Sicht, die häufig nicht im Mittelpunkt der Überlegungen stehen, aber deshalb nicht weniger wichtig sind.

Service-Modelle haben sich im Unternehmensumfeld in vielen Bereichen fest etabliert. Vom Facility Management über das Flottenmanagement bis zur Buchhaltung und Gehaltsabrechnung nutzen Unternehmen heute externe Dienstleister. So können sie sich auf Kernkompetenzen konzentrieren, flexibler auf neue Gegebenheiten reagieren und kostenseitig von Skaleneffekten profitieren. Diese drei offensichtlichen Vorteile möchten wir heute ergänzen um drei weitere, die oftmals nicht so prominent in Erscheinung treten, aber deshalb nicht minder wichtig sind.

In den meisten Unternehmen ist der Personalengpass in der IT bedrohlich. Für die mannigfaltigen Aufgaben in Service und Betrieb sowie für Projekte zur Weiterentwicklung sind in der Regel zu wenig interne IT-Experten verfügbar. Neue Kräfte sind am Markt kaum zu bekommen und wenn, dann nur zu hohen Kosten. Zudem erfordert der rasante Technologiewandel ein hohes Maß an Weiterbildung, um die Vorteile neuer IT-Innovationen für das Unternehmen nutzen zu können.

Durch Internationalisierung und die Auflösung von klassischen Büroarbeitszeiten zugunsten flexibel gestalteter Remote Work weiten sich die notwendigen Zeiten für den IT-Service zudem aus, was den Personalengpass oft zusätzlich verstärkt. Durch die Nutzung eines externen IT-Service können Engpässe in den Kapazitäten einfach und dauerhaft behoben werden. Gleichzeitig wird einer übermäßigen Belastung der Mitarbeitenden vorgebeugt. Die Attraktivität der Jobs in der IT für die bestehenden oder neuen Mitarbeitenden wird nicht durch eventuell notwendige Schichtarbeit für den 12- oder 24-Stundenservice geschmälert.

Die Entlastung der IT-Abteilung vom aufwendigen IT-Service schafft Freiräume für strategisch wichtige und wertschöpfendere Tätigkeiten, wie beispielsweise die Einführung neuer Technologieinnovationen, die Optimierung von Prozessen oder die Orchestrierung verschiedener Services. Unsere Kunden berichten immer wieder davon, dass ihre IT-Abteilung vor der Nutzung unserer IT-Service-Dienstleistungen akut Gefahr lief, durch den laufenden Betrieb und IT-Services vollends ausgelastet zu sein und somit zum Flaschenhals für wichtige Projekte im Unternehmen zu werden. Durch die Auslagerung von IT-Services an einen externen Dienstleister können diese Freiräume geschaffen werden.

Damit kann die IT als Innovationsmotor im Unternehmen neue Prozesse und Geschäftsmodelle vorantreiben. So verlagert sich der Fokus der IT bewusst von der Aufrechterhaltung des Status quo hin zur agilen Unterstützung des Business bei neuen Ideen. Chancen für Innovationen und neue Geschäftsfelder durch Digitalisierung können auf diese Weise identifiziert und genutzt werden.

Ein Punkt, der ebenfalls selten auf den ersten Blick gesehen wird, ist die erhebliche Reduktion von Risiken, die durch die Auslagerung des IT-Service bewirkt wird. Durch die größere Erfahrung und auch Exposition über viele Kunden hinweg kann unser IT-Services-Team oft bereits auf Problemstellungen reagieren und Lösungen generieren, bevor das Problem beim einem einzelnen Kunden überhaupt auftritt. Insbesondere in Krisensituationen – beispielsweise durch einen Hackerangriff oder durch den Ausfall einer geschäftskritischen Lösung – kann es kurzfristig zu erheblichen Bedarfsspitzen im IT-Service kommen. Ein externer Dienstleister mit den entsprechenden Kapazitäten, der bereits durch den IT-Service mit den Gegebenheiten beim Kunden vertraut ist, kann dann einen erheblichen Mehrwert leisten. So kann die Resilienz gegenüber Krisen und die Skalierbarkeit in Krisenfällen durch externe Servicemitarbeiter drastisch gesteigert werden.

Die Optimierung des Personaleinsatzes, die Ausrichtung der IT als Innovationsmotor und die stärkere Resilienz sind wichtige strategische Gründe für die Auslagerung des IT-Service. Sie gehen einher mit den bekannten Skaleneffekten, die ein ausgelagerter IT-Service gegenüber einem internen Service erzielen kann. Diese resultieren in einer hohen Effizienz und Qualität in der Bearbeitung von Incidents, also einem schnelleren und besseren Service.

Natürlich ist die Auslagerung des IT-Service auch ein Weg, um schnell Kosten in der IT einzusparen. Aber der Kostengesichtspunkt sollte nicht die einzige Richtschnur bei der Entscheidung und Auswahl des Partners sein. Die drei oben genannten strategischen Gründe – Personalengpass vermeiden, Freiräume für Innovation, Resilienz gegen Krisen – schaffen in der Praxis häufig einen noch wirksameren Vorteil, weil sie die IT insgesamt stärken und damit das Unternehmen nachhaltig schneller und sicherer durch die digitale Transformation führen.

Gerne diskutieren wir mit Ihnen Ihre individuelle Situation, teilen mit Ihnen unsere Erfahrungen aus der Übernahme des IT-Service von Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen und erläutern Ihnen unsere bewährten Konzepte. Vereinbaren Sie einen individuellen Beratungstermin!