Hinweis: ursprünglich veröffentlicht am 2. Juli 2024, aktualisiert im Juli 2026. 

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Der nächste wichtige Stichtag rückt nun näher: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist noch bis Ende 2027. 

Wer Rechnungen aus Microsoft Dynamics 365 erstellt, sollte deshalb jetzt prüfen, ob Daten und Abläufe auf strukturierte E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung vorbereitet sind. Was genau versteht man unter einer E-Rechnung? Warum reicht eine einfache PDF-Datei künftig nicht mehr aus? Und wie unterstützt audius:ZUGFeRD bei der Umstellung? Dieser Artikel gibt einen kompakten Überblick.

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen zwei Rechnungstypen: elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnung, und sonstige Rechnungen. 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss insbesondere die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllen. Das bedeutet, es muss die vorgegebene Reihenfolge und Formatierung berücksichtigen und darf nur Werte enthalten, die in Codelisten spezifiziert sind. 

Der Begriff der sonstigen Rechnung umfasst Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF, übermittelt werden. 

Eine einfache PDF-Rechnung ist zwar ein digitales Dokument, enthält jedoch keine strukturierten Daten und gilt deshalb seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.

Die Anforderungen an eine E-Rechnung werden zum Beispiel von der XRechnung, die vor allem aus dem Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern bekannt ist, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format - Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland – erfüllt. 

Die XRechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format und ermöglicht deren maschinelle Verarbeitung. Das ZUGFeRD-Format verbindet strukturierte, maschinell lesbare XML-Daten mit einem für Menschen lesbaren Sichtdokument in einer PDF/A-3-Datei (Format für die elektronische Langzeitarchivierung). Die XML-Daten sind dabei direkt in das PDF eingebettet.

Mit audius:ZUGFeRD erstellen und versenden Unternehmen strukturierte E-Rechnungen direkt aus Microsoft Dynamics 365. Das Add-on unterstützt sowohl das ZUGFeRD- als auch das XRechnungsformat. 

Die erforderlichen Rechnungsdaten werden aus Microsoft Dynamics 365 übernommen und automatisiert in das gewünschte Format überführt. Damit lässt sich die E-Rechnung in bestehende Abläufe integrieren – ohne zusätzliche Insellösung und ohne manuelle Übertragung der Daten. 

audius:ZUGFeRD baut auf dem bewährten Add-on audius:Report auf, mit dem innerhalb der Geschäftsprozesse Berichte und Belege automatisiert erzeugt und weiterverarbeitet werden können. audius:ZUGFeRD lässt sich nahtlos in die Microsoft-Dynamics-365-Umgebung integrieren.

Wenn Sie Rechnungen bislang als einfache PDF-Dateien an Ihre Kunden versenden, ist die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen mit audius:ZUGFeRD die logische Konsequenz. Daraus ergeben sich unter anderem folgende Vorteile: 

• Direkte Integration in bestehende Microsoft-Dynamics-365-Prozesse 
• Zwei Formate, eine Lösung: ZUGFeRD- und XRechnungen aus demselben Prozess erstellen 
• Automatisierter Rechnungsprozess von der Erstellung bis zur digitalen Bereitstellung – in Verbindung mit audius:Report und weiteren audius-Lösungsbausteinen 
• Weniger manueller Aufwand und damit Einsparungen bei Arbeitszeit und Kosten 
• Reduktion von Fehlern durch die strukturierte Übernahme der Rechnungsdaten 
• Schnellere Verarbeitung der Rechnungen und damit potenziell kürzere Zahlungsabläufe 
• Digitale Aufbewahrung und Archivierung der Belege

Mit dem 1. Januar 2027 rückt für viele Unternehmen der entscheidende Stichtag der E-Rechnungspflicht näher. Rechnungsdaten und Abläufe sollten jetzt geprüft und getestet werden. So bleibt noch Zeit für eine planbare Umstellung. 

Mit audius:ZUGFeRD erstellen Unternehmen ZUGFeRD- und XRechnungen direkt aus Microsoft Dynamics 365. Die Lösung fügt sich in bestehende Prozesse ein, nutzt die vorhandenen Rechnungsdaten und reduziert manuelle Arbeitsschritte. 

Damit wird die E-Rechnungspflicht nicht nur erfüllt. Unternehmen können die Umstellung zugleich nutzen, um ihre Rechnungsprozesse von der Erstellung bis zum Versand stärker zu automatisieren, effizienter zu gestalten und Fehler zu reduzieren.

Sie konnten nicht alle Fragen eindeutig beantworten? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihren Rechnungsprozess genauer zu betrachten und die Umstellung vorzubereiten. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Ausgangssituation und zeigen, wie sich audius:ZUGFeRD in Ihren bestehenden Rechnungsprozessen einsetzen lässt.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick mit Stand Juli 2026 und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.