Das Dynamics Add-on für Dynamics 365 ermöglicht ein automatisches Signieren von mit Dynamics 365 Sales erstellten Reports. Belege, die per ReportManagement aus dem CRM-System ausgegeben werden, erstellt audius:CertiSign im PDF/A-Format und ergänzt die Signatur bzw. das Zertifikat vor der weiteren Verwendung. 

Innerhalb der Geschäftsprozesse erstellt die Berichtssteuerung die PDFs und gibt die Belege an drei Stellen weiter: zur Ablage in Microsoft SharePoint, zur Ausgabe am Drucker und, hier wesentlich, zum Versand per E-Mail. Etwa als Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen. Mit audius:CertiSign ergeht an den Kunden eine E-Mail mit vertrauenswürdigem Anhang, dessen digitale Signatur den Herausgeber der Dokumente authentifiziert. Die Belege sind unveränderbar und dokumentensicher.   

Die Belegerstellung im Dateiformat PDF/A folgt den Vorgaben zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente nach ISO. Mit welchem Zertifikat von welchem Anbieter die Signatur erstellt wird, ist kundenindividuell wählbar. Dass ein Dokument signiert ist, erkennt der Adressat am Digital Signature Timestamp.

audius:CertiSign ist eine Erweiterung von audius:Report und überall dort einsetzbar, wo mit dem ReportManagement ein PDF erzeugt wird. Es steht Unternehmen frei, den geschilderten Ablauf gesamt oder nur partiell zu nutzen: Es ist möglich, die Belege nur zu signieren oder als PDF/A unveränderbar zu machen. Oder mit den beiden Tools in Kombination administrativen Aufwand wesentlich zu reduzieren!