Messen sind auf Sichtbarkeit angelegt. Produkte werden ins rechte Licht gerückt, Marken inszeniert, Kontakte angebahnt. Hinter den Kulissen beginnt jedoch ein zweiter, weniger sichtbarer Betrieb: Ein Hallenleiter öffnet die Hallen, kontrolliert die Messestände, organisiert zusätzliche Leistungen und erfasst Verbrauchswerte. Benötigt ein Aussteller kurzfristig technische Unterstützung, zählt nicht nur eine schnelle Reaktion. Ebenso wichtig ist, dass der Vorgang anschließend dokumentiert und korrekt abgerechnet wird. 

Auf Papier lassen sich Beobachtungen zwar festhalten. Für die weitere Bearbeitung müssen sie jedoch im System nachgetragen und dem richtigen Aussteller, Stand oder Auftrag zugeordnet werden. An dieser Stelle entstehen häufig Medienbrüche. Belegungspläne liegen in Dateien, Checklisten auf Papier, Zählerstände in Notizen und Vereinbarungen in E-Mails. Was auf dem Gelände geschieht, wird später in der Verwaltung zusammengesucht. Die Folgen sind Rückfragen, doppelte Eingaben und Lücken zwischen Hallenbetrieb und Abrechnung. 

Eine mobile Messe-App führt diese Informationen und Arbeitsschritte in einem gemeinsamen digitalen Ablauf zusammen.

Das Fundament bildet audius:CRM+ERP, eine modulare Unternehmenslösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Sie verbindet das Kundenmanagement mit der Auftragsbearbeitung und weiteren betrieblichen Prozessen - bis hin zur Fakturierung. So greifen Vertrieb, Verwaltung und operative Bereiche auf dieselben Daten und Abläufe zu. 

Ergänzt wird die Lösung durch eine individuell entwickelte Messe-App auf Basis von Microsoft Power Apps. Die Low-Code-Plattform ermöglicht es, Geschäftsanwendungen gezielt an bestehende Abläufe anzupassen. Sie liefert dem Hallenleiter auf Smartphone oder Tablet genau die Informationen und Funktionen, die er für seinen Verantwortungsbereich benötigt. Die Daten werden zentral in Microsoft Dataverse gespeichert, der Datenplattform für Geschäftsanwendungen. 

Die Anwendung stellt die Struktur des Messegeländes digital dar. Ein Areal kann mehrere Hallen umfassen, zu denen wiederum Messestände gehören. Über die Standbelegung ist hinterlegt, welcher Aussteller eine Fläche nutzt. Die Messetage bilden den jeweiligen Veranstaltungszeitraum ab. Hallenleiter und Vertretungen werden den jeweiligen Bereichen zugeordnet. 

Hinzu kommen jene Angaben, die im laufenden Betrieb entscheidend sind: Ansprechpartner, Standgrößen, vereinbarte Leistungen, Preise, Verbrauchswerte, Auslagen, Dokumente und besondere Vorkommnisse. Statt isolierter Listen entsteht ein gemeinsamer Zusammenhang zwischen Fläche, Aussteller, Aufgabe und Abrechnung. 

Die Oberfläche ist auf die Aufgaben des Hallenleiters zugeschnitten: Er sieht nur seine Hallen, Messetage und die dazugehörigen Vorgänge. Die klare Navigation verkürzt Suchwege und erleichtert es, benötigte Informationen schnell zu finden.
 

Übersichtliche, rollenbezogene Ansichten führen den Hallenleiter durch die Aufgaben des Messetags (beispielhafte Screenshots).

Wie das im Messealltag aussieht, zeigt ein fiktiver Messetag mit Hallenleiter Martin Standfest. Er ist dafür verantwortlich, dass in den ihm zugeordneten Hallen technisch und organisatorisch alles läuft – vom Öffnen am Morgen bis zum Abschluss am Abend. 

Es ist kurz vor acht Uhr. In einer Stunde kommen die ersten Besucher, doch für Martin hat der Arbeitstag längst begonnen. Auf seinem Smartphone ruft er das Messeareal und den aktuellen Messetag auf. Die App zeigt ihm, welche Hallen zu seinem Verantwortungsbereich gehören, wie die Stände belegt sind und welche Aufgaben noch offen sind. 

Die Messehalle nach Plan öffnen 

Martin startet den Prozess „Halle öffnen“. Eine Checkliste führt ihn durch die vorgesehenen Prüfschritte. Welche Punkte dabei zu beachten sind, lässt sich je Halle und Veranstaltungsformat festlegen. So kann der Ablauf in einer Technikhalle anders aussehen als in einem Ausstellungsbereich mit Gastronomie oder Sonderflächen. 

Beim Rundgang entdeckt Martin einen beschädigten Stromanschluss. Statt den Mangel auf einem Zettel zu notieren oder später im Büro nachzutragen, fotografiert er die Stelle direkt in der App und ergänzt einen kurzen Kommentar. Anschließend stößt er die Beauftragung des zuständigen Dienstleisters an. Aus einer Beobachtung wird damit unmittelbar ein bearbeitbarer Vorgang. 

Aussteller betreuen, ohne Umweg über das Büro 

Wenig später meldet sich ein Aussteller mit einer kurzfristigen Anfrage. Er benötigt für seinen Stand kurzfristig eine zusätzliche Leistung. Martin öffnet den zugehörigen Datensatz und sieht auf einen Blick den Ansprechpartner, den gebuchten Stand, die bereits vereinbarten Leistungen und die Abrechnungsmodalitäten. 

Die neue Leistung wird direkt dem Aussteller zugeordnet. Benötigt dieser außerdem eine standbezogene Unterlage, kann Martin die Datei auswählen und per E-Mail versenden. Der Umweg über zusätzliche Rückfragen zwischen Halle, Verwaltung und Service entfällt. 

Kontrollen dort dokumentieren, wo sie stattfinden 

Im weiteren Verlauf des Tages bearbeitet Martin zusätzliche Checklisten. Fotos, Kommentare und Aktivitäten bleiben jeweils dem passenden Areal, der Halle, dem Messestand oder dem Aussteller zugeordnet. 

Das ist besonders dann hilfreich, wenn mehrere interne Stellen an einem Vorgang beteiligt sind. Technik und Verwaltung greifen auf denselben Bearbeitungsstand zu. Externe Lieferanten oder Handwerker können bei Bedarf unmittelbar aus dem Vorgang heraus beauftragt werden. Der aktuelle Stand muss nicht erst aus Telefonaten, E-Mails und handschriftlichen Notizen zusammengesucht werden. 

Auch Sicherheits- und Betriebskontrollen lassen sich auf diese Weise strukturiert festhalten. Die Anwendung ersetzt keine fachliche Prüfung. Sie unterstützt jedoch dabei, definierte Prüfpunkte einheitlich zu bearbeiten und die Ergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren. 

Verbrauchswerte direkt am Messestand erfassen 

Am Nachmittag steht die Erfassung von Strom- und Wasserverbräuchen an. Martin trägt den aktuellen Zählerstand unmittelbar am jeweiligen Messestand ein und dokumentiert ihn bei Bedarf mit einem Foto. Die Verbrauchsmenge ergibt sich aus der Differenz zur vorherigen Messung.

Auch Servicepauschalen, Auslagen oder weitere Zusatzleistungen lassen sich erfassen. Bezieht sich ein Verbrauch nicht auf einen einzelnen Stand, sondern auf die gesamte Halle oder das Messeareal, kann ein Umlageschlüssel für die spätere Verteilung der Kosten verwendet werden.

Damit steht von Anfang an fest, welchem Aussteller oder Bereich eine Position zugeordnet ist. Die kaufmännische Einordnung beginnt nicht erst Tage später am Schreibtisch. 

Ein Messetag mit vollständigem Bearbeitungsstand 

Am Abend prüft Martin noch einmal die offenen Aufgaben. Sind alle Verbrauchswerte erfasst? Wurden technische Kontrollen abgeschlossen? Gibt es Vorkommnisse, die weiterverfolgt werden müssen? 

Erst danach schließt er den Messetag in der App ab. Zurück bleibt keine lose Sammlung aus Checklisten, Bildern und Notizen, sondern ein strukturierter Bearbeitungsstand, auf den Verwaltung und Abrechnung unmittelbar zugreifen können. 

Am Ende sind nicht nur die Hallentore geschlossen. Auch digital ist der Messetag vollständig dokumentiert.

Die mobile Anwendung ist nicht das Ende der Prozesskette. Die vor Ort aufgenommenen Daten fließen in audius:CRM+ERP ein und können dort kaufmännisch weiterverarbeitet werden. Dazu gehören Standflächen und Belegungen ebenso wie Strom- und Wasserverbräuche, Servicepauschalen, Auslagen, zusätzliche Leistungen und über Umlageschlüssel verteilte Kosten. 

Mit dem Dynamics-365-Add-on audius:Invoice lässt sich der Ablauf bis zur Abrechnung fortführen. Die Positionen sind bereits dem jeweiligen Aussteller zugeordnet und stehen für die Rechnungserstellung bereit. 

Was am Messestand erfasst wurde, muss folglich nicht aus Papierlisten oder separaten Tabellen übertragen werden. Operativer Hallenbetrieb und kaufmännischer Abschluss greifen ineinander. Das verringert den Erfassungsaufwand und erleichtert Rückfragen zu einzelnen Rechnungspositionen.

Auf weitläufigen Messegeländen, in großen Hallen oder Außenbereichen ist eine stabile Datenverbindung nicht überall selbstverständlich. Die Dataverse-basierte Power App kann deshalb für den Offline-Einsatz eingerichtet werden. Ein sogenanntes Offlineprofil legt fest, welche Daten auf dem mobilen Gerät verfügbar sein sollen. Prüfergebnisse, Kommentare, Fotos und Zählerstände lassen sich so auch bei eingeschränkter Verbindung aufnehmen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Änderungen mit Dataverse synchronisiert. 
Damit wandert der Arbeitsprozess nicht zurück zum Notizblock, sobald das WLAN aussetzt.

Die Microsoft Power Platform bündelt verschiedene Werkzeuge zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Für die Messe-App kommen vor allem zwei Komponenten zum Einsatz: Mit Microsoft Power Apps wird die mobile Anwendung erstellt, Microsoft Power Automate übernimmt automatisierte Abläufe und Folgeaufgaben.

Power Apps verfolgt einen Low-Code-Ansatz. Anwendungen lassen sich weitgehend mit visuellen Werkzeugen und vorgefertigten Bausteinen entwickeln. Dadurch können Formulare, Ansichten und Arbeitsschritte gezielt auf den jeweiligen Messebetrieb zugeschnitten werden. 

Denn kein Messegelände funktioniert genau wie das andere. Eine Halle erfordert andere Prüfschritte als ein Außenareal, eine mehrtägige Fachmesse andere Abläufe als eine Verbraucherausstellung. Ein Power-Automate-Flow kann beispielsweise nach einem gemeldeten Defekt automatisch eine Aufgabe anlegen, die zuständige Person informieren und den nächsten Bearbeitungsschritt anstoßen. 

Auch mit Low Code entsteht eine tragfähige Lösung nicht automatisch. Entscheidend bleiben klar definierte Prozesse, eine durchdachte Datenstruktur und eine passende technische Umsetzung.

Viele Prozesse der Messe-App lassen sich auf weitere Einsatzbereiche übertragen: Flächen werden vergeben, Teilnehmer zugeordnet, Prüfungen durchgeführt, Verbrauchswerte und Zusatzleistungen erfasst sowie Gebühren abgerechnet. 

Ähnliche Abläufe finden sich bei Wochen- und Weihnachtsmärkten, Stadtfesten, Volksfesten, Food-Truck-Flächen oder Markthallen. Auch Camping- und Wohnmobilstellplätze sowie Marinas und Yachthäfen arbeiten mit Belegungen, Zusatzleistungen und verbrauchsabhängigen Kosten. 

Allerdings lässt sich die Anwendung nicht unverändert auf jedes Szenario übertragen. Rollen, Bezeichnungen, Prüfanforderungen und Gebührenmodelle unterscheiden sich. Der digitale Prozesskern kann aber wiederverwendet und fachlich angepasst werden. 

Im Rahmen einer Microsoft Power Platform Beratung analysiert audius die bestehenden Abläufe, beteiligten Rollen und benötigten Informationen. Darauf aufbauend wählt audius die passenden Werkzeuge der Microsoft Power Platform aus und kombiniert sie zu einer Lösung, die den Arbeitsalltag gezielt unterstützt.

Die Messe-App verbindet den operativen Hallenbetrieb mit den zentralen Daten und kaufmännischen Abläufen in audius:CRM+ERP. Hallenleiter erfassen Prüfergebnisse, Verbrauchswerte, Zusatzleistungen und Vorkommnisse direkt vor Ort. Verwaltung und Abrechnung greifen anschließend auf dieselben Informationen zurück. Mit audius:Invoice reicht der Prozess bis zur Rechnung. 

Mit Microsoft Power Apps und Microsoft Power Automate lassen sich die Prozessbausteine an unterschiedliche Rollen, Flächen und Arbeitsabläufe anpassen und damit auch als Ausgangspunkt für Märkte, Veranstaltungen und weitere Flächenszenarien nutzen. 

Damit daraus eine Lösung entsteht, die zum jeweiligen Einsatzgebiet passt, braucht es neben der Technologie vor allem Prozessverständnis und Projekterfahrung. Seit mehr als 30 Jahren begleitet audius Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – von der Konzeption bis zur Einbindung in bestehende CRM- und ERP-Strukturen. 

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