Datenschutz-ABC: M wie (Daten-)Minimierung

Im Zeitalter der Digitalisierung sind Daten das Rückgrat moderner Unternehmen. Sie ermöglichen Innovation, Effizienz und neue Geschäftsmodelle. Doch mit der wachsenden Datenflut steigen auch die Herausforderungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit. Ein zentrales Prinzip, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Datenverarbeitung im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben und ethischen Standards zu gestalten, ist die Datenminimierung.

Datenminimierung bedeutet, nur jene personenbezogenen Daten zu erheben, zu speichern und zu verarbeiten, die für den definierten Zweck tatsächlich erforderlich sind. Dieser Grundsatz steht im Zentrum der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ist eng verbunden mit weiteren Prinzipien wie Zweckbindung, Transparenz und Integrität. Unternehmen, die konsequent auf Datenminimierung setzen, profitieren nicht nur von einem geringeren Risiko für Datenschutzverletzungen, sondern stärken auch das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner.

In diesem Blogartikel zeigen wir, warum Datenminimierung mehr ist als ein Compliance-Thema, wie Sie Datenzugriffsberechtigungen verwalten und datenschutzfreundliche Grundeinstellungen in Ihren Systemen etablieren. Wir geben praxisnahe Tipps, wie Sie diese Anforderungen effizient und nachhaltig umsetzen können – und wie audius Sie dabei als erfahrener IT-Partner unterstützt.

Die Datenminimierung ist ein zentrales Prinzip der DSGVO und wird in Artikel 5 Absatz 1 lit. c ausdrücklich genannt: „Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein.“ Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen?

• Zweckbindung: Vor jeder Datenerhebung muss klar definiert werden, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden. Nur die für diesen Zweck erforderlichen Daten dürfen erhoben werden. 
• Angemessenheit: Die erhobenen Daten müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Verarbeitungszweck stehen. Eine quantitative Qualität ist gefragt – je weniger, desto besser. 
• Notwendigkeit: Daten dürfen nicht auf Vorrat erhoben werden, nur weil sie „vielleicht irgendwann nützlich sein könnten“. Eine solche Vorratsdatenspeicherung ist unzulässig und kann als Zweckänderung gewertet werden, die zusätzlichen rechtlichen Anforderungen unterliegt.

Beispiel: Bei der Anmeldung zu einem Newsletter ist die E-Mail-Adresse zwingend erforderlich, um den Newsletter zuzustellen. Die Abfrage von Name und Vorname kann mit einer persönlicheren Ansprache begründet werden, muss aber ebenfalls im Verhältnis zum Zweck stehen.

Ausnahmen und Herausforderungen: Es gibt Situationen, in denen für einen kleinen, definierten Personenkreis zusätzliche Daten notwendig sind. Hier ist Kreativität gefragt: Wie kann verhindert werden, dass von der gesamten Nutzerbasis mehr Daten erhoben werden, nur weil es für eine kleine Gruppe erforderlich ist? Intelligente Prozesse und differenzierte Abfragen helfen, den Grundsatz der Datenminimierung auch in komplexen Szenarien zu wahren.

Zusammengefasst: Datenminimierung ist immer abhängig vom Verarbeitungszweck. Mehr Datennotwendigkeit bedeutet immer auch eine Zweckänderung – und damit neue Anforderungen an die Verarbeitung.

Ein weiterer zentraler Baustein für die Umsetzung der Datenminimierung ist das Need-to-Know-Prinzip. Es besagt, dass jede Person – egal ob Mitarbeitende, Kundschaft, Lieferanten oder Dienstleistende – nur Zugriff auf die Daten erhalten darf, die für ihre jeweilige Tätigkeit notwendig sind.
 

Warum ist die Verwaltung von Datenzugriffsberechtigungen so wichtig?

• Reduzierung des Risikos: Je weniger Personen Zugriff auf sensible Daten haben, desto geringer ist das Risiko von Datenmissbrauch oder -verlust.
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Die DSGVO fordert explizit, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten auf das erforderliche Maß beschränkt wird.
• Effizienzsteigerung: Durch klare Rollen- und Berechtigungskonzepte werden Prozesse schlanker und Fehlerquellen minimiert.
   

Wie lassen sich Datenzugriffsberechtigungen effektiv verwalten?

1. Rollen- und Berechtigungskonzepte entwickeln: Definieren Sie für jede Rolle im Unternehmen, welche Daten für die jeweilige Tätigkeit benötigt werden. Legen Sie fest, wer auf welche Daten zugreifen darf und dokumentieren Sie diese Entscheidungen nachvollziehbar.

2. Technische Umsetzung: Setzen Sie auf moderne IT-Lösungen, die eine granulare Vergabe und Kontrolle von Zugriffsrechten ermöglichen. Hier bieten sich beispielsweise Identity- und Access-Management-Systeme (IAM) an, die flexibel auf Veränderungen in der Organisation reagieren können.

3. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Zugriffsberechtigungen sollten regelmäßig überprüft und an veränderte Anforderungen angepasst werden. So stellen Sie sicher, dass ehemalige Mitarbeitende oder wechselnde Aufgabenbereiche nicht zu unberechtigten Zugriffen führen.

4. Protokollierung und Monitoring: Dokumentieren Sie, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Durch ein effektives Monitoring können unberechtigte Zugriffe frühzeitig erkannt und verhindert werden.

5. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten und machen Sie die Bedeutung der Datenminimierung und des Need-to-Know-Prinzips deutlich.

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen nutzt ein zentrales Berechtigungsmanagement, um sicherzustellen, dass nur die Personalabteilung Zugriff auf Gehaltsdaten hat, während die IT-Abteilung lediglich Zugriff auf technische Nutzerinformationen erhält. Durch regelmäßige Audits werden unberechtigte Zugriffe identifiziert und Berechtigungen angepasst.

Die DSGVO fordert in Artikel 25 nicht nur „Privacy by Design“, sondern auch Privacy by Default – also datenschutzfreundliche Grundeinstellungen. Das bedeutet, dass Systeme und Anwendungen so voreingestellt sein müssen, dass nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten verarbeitet werden und der Zugriff auf ein Minimum beschränkt ist.
 

Was bedeutet das konkret?

Voreinstellungen minimieren Datenerhebung: Bereits bei der ersten Nutzung einer Anwendung sollten nur die notwendigsten Daten abgefragt und gespeichert werden. Zusätzliche Daten dürfen erst nach expliziter Einwilligung erhoben werden.

Transparenz für Nutzende: Nutzende müssen klar erkennen können, welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden. Alle nicht zwingend erforderlichen Datenverarbeitungen sollten standardmäßig deaktiviert sein.

Einfache Anpassung :Nutzende müssen jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Datenschutzeinstellungen anzupassen und der Verarbeitung zusätzlicher Daten zu widersprechen.
 

Umsetzung datenschutzfreundlicher Grundeinstellungen

1. Minimalprinzip bei der Datenerhebung: Fragen Sie nur die Daten ab, die für die jeweilige Dienstleistung unbedingt erforderlich sind. Zusätzliche Felder sollten optional und klar als solche gekennzeichnet sein.

2. Voreinstellungen auf maximale Datensparsamkeit: Stellen Sie Systeme so ein, dass sie standardmäßig mit den restriktivsten Datenschutzeinstellungen laufen. Erst nach aktiver Zustimmung der Nutzenden dürfen weitere Daten verarbeitet werden.

3. Einfache Opt-out-Möglichkeiten: Bieten Sie Ihren Nutzenden einfache Möglichkeiten, der Verarbeitung nicht erforderlicher Daten zu widersprechen oder diese zu deaktivieren.

4. Integration von Anonymisierung und Pseudonymisierung: Wo immer möglich, sollten personenbezogene Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um das Risiko für die betroffenen Personen weiter zu minimieren.

5. Dokumentation und Nachweis: Halten Sie fest, welche Voreinstellungen getroffen wurden und wie Nutzende informiert und einbezogen werden.

Praxisbeispiel: Bei der Registrierung für einen Online-Dienst werden standardmäßig nur E-Mail-Adresse und ein Passwort abgefragt. Weitere Angaben wie Telefonnummer oder Adresse sind optional und werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung gespeichert.

Die Umsetzung der Datenminimierung und datenschutzfreundlicher Grundeinstellungen ist eine kontinuierliche Aufgabe, die alle Bereiche eines Unternehmens betrifft. Im Folgenden finden Sie bewährte Methoden und konkrete Beispiele, wie Sie diese Anforderungen in der Praxis realisieren können.

1. Newsletter-Anmeldung: Wie bereits erwähnt, ist für die Anmeldung zum Newsletter lediglich die E-Mail-Adresse erforderlich. Die Abfrage weiterer Daten erfolgt nur optional und mit klarer Begründung.

2. Bewerbungsprozesse: Im Bewerbungsprozess werden nur die Daten abgefragt, die für die Auswahlentscheidung notwendig sind. Nach Abschluss des Verfahrens werden nicht benötigte Daten gelöscht.

3. Kundenportale: In Kundenportalen werden Zugriffsrechte so gestaltet, dass Kundinnen und Kunden nur auf ihre eigenen Daten zugreifen können. Mitarbeitende erhalten nur die Zugriffsrechte, die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

4. Facility Service Desk: Im Facility Service Desk werden Störungen und Anfragen so dokumentiert, dass nur die für die Bearbeitung notwendigen Informationen gespeichert werden. Persönliche Daten werden nur dann erhoben, wenn sie für die Bearbeitung zwingend erforderlich sind.

Die konsequente Umsetzung von Datenminimierung, das effektive Verwalten von Datenzugriffsberechtigungen und die Etablierung datenschutzfreundlicher Grundeinstellungen sind entscheidende Faktoren für den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens im digitalen Zeitalter. Sie schützen nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern stärken auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. audius unterstützt Sie dabei mit langjähriger Erfahrung, technischem Fachwissen und innovativen IT-Lösungen: Vertrauen Sie auf audius als Ihren Partner für digitale Innovation, Effizienz und Datenschutz. Gemeinsam gestalten wir Ihre IT-Landschaft sicher, zukunftsorientiert und datenschutzkonform. Kontaktieren Sie uns gerne!