Die Daten, die mit einer Business Solution bei den Geschäftsprozessen erzeugt und „gesammelt“ werden, sind komplex – und vor allem viele! Um sie für Analysen und Reporting – als sogenannte KPIs – heranziehen zu können, empfiehlt sich der Einsatz von Power BI. Mit Hilfe der Business Intelligence Software werden die Geschäftsdaten in der Cloud analysiert, die Ergebnisse grafisch dargestellt und mit den relevanten Personen im Unternehmen geteilt. Diese treffen ihre Entscheidungen dann auf der Grundlage stets in Istzeit aktueller Berichte. 

Dashboards innerhalb von Microsoft Dynamics 365 bieten im Standard nur einfache Auswertungen und die Anzahl an Visuals ist begrenzt. Zudem können die Daten aus verschiedenen Quellen nicht in einer gemeinsamen Darstellung ausgewertet werden.  

Deswegen entscheiden sich die Kunden für Power BI, ein weiteres Tool im Power Platform Stack, um die Unternehmensdaten analysier- und interpretierbar zu machen. Darüber hinaus gibt es auch eine mobile Version. Wenn sie mit der Cloud-basierten Business Intelligence Software Berichte erstellen, können sie viele Möglichkeiten nutzen, die über die üblichen Standard-Auswertungen hinausgehen. 

Der zielgerichtete Einsatz von Power BI im Unternehmen

Voraussetzungen, Eigenschaften, Anforderungen und Vorteile beim Einsatz von Microsoft Power BI 

(Die Ausführung bezieht sich auf die Anbindung von Power BI an Dynamics 365 Produkte im Standard, sogenannte „Model Apps“). 

Voraussetzungen 

• Gültige Lizenz für Microsoft Dynamics 365 (Sales, Customer Service, Field Service, Project Operations, Marketing…)
• Kostenpflichtige Lizenz für Power BI, sofern die Dashboards mit mehreren Nutzenden geteilt werden
• Power BI Service zur Bearbeitung und Bereitstellung der Berichte für Teams und Organisationen

 
Private und öffentliche Dashboards

• Es können Dashboards mit Power BI Reports mit allen oder bestimmten Dynamics-Benutzenden geteilt werden.
• Einzelne User können private Auswertungen, z.B. in Dynamics 365 Sales auf der Basis eines Power BI Reports erstellen.

 
Power BI Komponenten

• Einsatz vollumfänglicher Power BI Reports und Dashboards 
• Einbindung einzelner BI-„Tiles“ in Dashboards und Kombination beider Methoden

 
Sicherheit und Lizenzierung: Einschränkungen

• Das Reporting und die Daten können mit allen Microsoft Dynamics 365-Anwendenden oder nur einem definierten Personenkreis geteilt werden. Es gilt das Sicherheitskonzept „Row Level Security“ (RLS). (Lizenzierung: Power BI Pro je User)  
• Die Daten können auch allein mit ausgewählten Benutzenden geteilt werden. (Lizenzierung: Power BI Pro je User)
• Die Anwendenden erstellen private Dashboards, deren Daten nur für sie selbst sichtbar sind. Auch diese Auswertungen sind mit Power BI Reports verknüpfbar. (Lizenzierung: Power BI Free und Dynamics 365 Professional, Enterprise oder Premium).

 
Integrationsmöglichkeiten von Power BI Dashboards in Dynamics 365

• Erstellung eines privaten Dashboards z.B. in Microsoft Dynamics 365 Sales und hinzufügen eines bestimmten Power BI Elements (Report, Dashboard, Tile) mit wenigen Klicks. Diese Bausteine wurden vorab mit Power BI Online erstellt.  
• Erstellung eines Standarddashboards durch den Systemadministrator/die Systemadministratorin direkt in der Solution von z.B. Microsoft Dynamics 365 Sales und hinzufügen eines bestimmten Power BI Elements mit Power BI Online. 

Vollautomatisiertes Deployment

• Setup: Jede Softwareumgebung kann mit unterschiedlichen Berichten verknüpft werden. So wird ein Bericht mit Testdaten in der Testumgebung angezeigt, ein Report mit Produktionsdaten in der Produktionsumgebung. 
• Ein manuelles Nacharbeiten beim Deployment ist nicht notwendig, da die entsprechenden Reports über Umgebungsvariablen pro Umgebung definiert werden.

Über das Standard-Reporting hinausgehende Einsatzmöglichkeiten von Power BI

• Anbindung zu Microsoft Power Automate, um die komplexen Prozesse auszulösen
• Einbindung der Reports in benutzerdefinierte Apps (sog. "Canvas Apps")
• Darstellung der Berichte im Kontext aktuell geöffneter Datensätze (Beispiel: Jährliche Wachstumsrate (CAGR) direkt im Firmen-Datensatz) 

Letztendlich obliegt die Entscheidung darüber, welche Daten mit Microsoft Power BI analysiert und visualisiert werden bei den Geschäftsführenden oder den Verantwortlichen in den Fachabteilungen. Sie bestimmen die KPIs und die darzustellenden Ergebnisse. Die technische Umsetzung ist dann die Aufgabe von internen Fachleuten oder externen Dienstleistern wie audius, die diese Leistungen anbieten. Die Anbindung ist nativ unterstützt durch Microsoft und schnell und einfach umzusetzen. 

Für die Anwendenden ist die Business Intelligence Software Power BI aber eine „bequeme“ Sache! Die Auswertungen können Sie direkt z.B. im CRM-System einsehen, ohne weitere Kenntnisse von Power BI Online. Sie arbeiten sich nur in ein Tool ein, in ihre Geschäftsprozesse in Microsoft Dynamics 365. Dies erhöht die Akzeptanz bei den nutzenden Personen erheblich!

Auch bei fortgeschrittenen, komplexeren Auswertungen bleibt das CRM-System die Hauptanlaufstelle, denn dort sind alle Informationen auf einen Blick verfügbar. Daher gibt es keine Medienbrüche, keine redundanten Daten, kein mehrfaches Aufrufen und Vergleichen von Auswertungen an unterschiedlichen Stellen.