Praxisleitfaden für Zusammenarbeit in Microsoft 365: Teams, SharePoint, OneDrive

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich grundlegend verändert. Homeoffice, hybride Teams und globale Projekte erfordern flexible, sichere und effiziente Lösungen. Microsoft 365 bietet mit Teams, SharePoint und OneDrive ein leistungsstarkes Trio, das Kommunikation, Dokumentenmanagement und Dateifreigabe nahtlos verbindet. Doch wie setzen Sie diese Tools optimal ein, um Ihre Projekte voranzubringen und die Produktivität zu steigern?

In diesem Praxisleitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Teams, SharePoint und OneDrive gezielt kombinieren, um Ihre Zusammenarbeit zu revolutionieren – von der täglichen Kommunikation bis zur strukturierten Projektarbeit. Erfahren Sie, wie Sie typische Herausforderungen meistern und Ihre Prozesse effizienter gestalten. Am Ende wissen Sie nicht nur, wie die Tools funktionieren, sondern auch, wie Sie sie strategisch für Ihren Erfolg einsetzen.

Microsoft Teams ist das Herzstück der Zusammenarbeit in Microsoft 365 – hier laufen Kommunikation, Meetings und Echtzeit-Kollaboration zusammen. Doch wie nutzen Sie das Tool optimal? Mit Teams können Sie nicht nur chatten oder Videokonferenzen abhalten, sondern auch Dokumente in Echtzeit bearbeiten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Integriert in die Microsoft 365-Umgebung, ermöglicht Teams den direkten Zugriff auf SharePoint und OneDrive, sodass Sie Dateien direkt in Chats oder Kanälen teilen und gemeinsam bearbeiten können. Besonders praktisch: Änderungen werden sofort synchronisiert, und alle Teammitglieder arbeiten stets mit der aktuellen Version.

Ein weiterer Vorteil ist die strukturierte Ablage von Dateien in Kanälen. Jeder Kanal in Teams ist mit einer eigenen SharePoint-Dokumentbibliothek verknüpft. Das bedeutet, dass alle geteilten Dateien automatisch in SharePoint gespeichert werden – zentral, sicher und für alle Teammitglieder zugänglich. So vermeiden Sie doppelte Ablagen und behalten den Überblick.

Wenn es um die Ablage und Struktur von Team- und Projektdokumenten geht, ist Microsoft SharePoint die erste Wahl. Als zentrales Dokumentenmanagement-System bietet es nicht nur Speicherplatz, sondern auch maßgeschneiderte Berechtigungen, um die Zusammenarbeit sicher und organisiert zu gestalten.

Mit SharePoint können Sie Projektwebsites erstellen, die als digitale Arbeitsumgebung dienen. Hier finden Sie nicht nur Dokumentbibliotheken, sondern auch integrierte Kalender, Aufgabenlisten und Wikis – alles an einem Ort. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Berechtigungen granular zu verwalten. So können Sie steuern, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder freigeben darf. Das schafft Klarheit und minimiert Sicherheitsrisiken.

Ein weiterer Pluspunkt: SharePoint lässt sich nahtlos in Teams integrieren. Jeder Kanal in Teams ist mit einer SharePoint-Site verknüpft, sodass Sie Dokumente direkt aus Teams heraus in SharePoint ablegen und verwalten können. Das spart Zeit und reduziert die Komplexität, da Sie nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen.

Während SharePoint für die Teamarbeit konzipiert ist, dient OneDrive als persönlicher Cloud-Speicher, der Ihnen jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Dateien ermöglicht. Doch OneDrive kann mehr: Es ist auch das ideale Tool, um Entwürfe zu teilen und zu synchronisieren, bevor sie in den Teamkontext überführt werden.

Mit OneDrive können Sie Dateien einfach per Link freigeben – intern wie extern. Besonders praktisch ist die Versionierung, die es Ihnen ermöglicht, ältere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen. So gehen keine Änderungen verloren, und Sie können sicher experimentieren.

Ein typischer Workflow: Sie erstellen einen Entwurf in OneDrive, teilen ihn mit Kollegen zur Rückmeldung und übertragen die finale Version später in SharePoint oder einen Teams-Kanal. So bleibt die Zusammenarbeit flexibel, ohne die Struktur der Teamdokumente zu gefährden.

Die Stärke von Microsoft 365 liegt in der Kombination von Teams, SharePoint und OneDrive. Doch wie sieht das in der Praxis aus?
 

Projektarbeit

Ein Projektteam nutzt Teams für die tägliche Kommunikation und Meetings. Alle Projektunterlagen werden in der verknüpften SharePoint-Site abgelegt, sodass jeder Zugriff auf die aktuellen Dokumente hat. OneDrive dient als Zwischenablage für persönliche Notizen und Entwürfe, die später ins Team überführt werden.
 

Externe Zusammenarbeit

Über SharePoint-Extranets können Sie externe Partner sicher in Projekte einbinden. Sie erhalten Zugriff auf ausgewählte Dokumente, ohne dass Sie Ihre interne IT-Infrastruktur öffnen müssen. Teams ermöglicht dabei die Kommunikation, während OneDrive für den Austausch von Entwürfen genutzt wird.

Freigabe- und Prüfprozesse

Mit Teams, SharePoint und OneDrive lassen sich digitale Workflows abbilden. Dokumente werden in SharePoint abgelegt, in Teams diskutiert und per @-Erwähnungen zur Prüfung freigegeben. So bleibt der Prozess transparent und nachvollziehbar.

Damit die Zusammenarbeit in Microsoft 365 reibungslos funktioniert, sollten Sie einige Grundregeln beachten:

• Klare Regeln, was wo gespeichert wird: Nutzen Sie SharePoint für Teamdokumente, OneDrive für persönliche Entwürfe und Teams für die Kommunikation. So vermeiden Sie Chaos und Doppelarbeit. 
• Ordner- und Dateibenennungen standardisieren: Ein einheitliches System erleichtert die Suche und spart Zeit. Nutzen Sie z. B. das Format Projektname_YYMMDD_Dokumentenname.
• Nutzung von Kommentaren und @-Erwähnungen: In Teams und SharePoint können Sie Kollegen direkt in Dokumenten oder Chats erwähnen, um Feedback einzuholen oder Aufgaben zuzuweisen. Das beschleunigt Prozesse und erhöht die Transparenz.

Die Zusammenarbeit in Microsoft 365 mit Teams, SharePoint und OneDrive bietet enorme Möglichkeiten und Chancen – doch nur, wenn die Tools strategisch eingesetzt und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Hier kommt audius ins Spiel: Als erfahrener Partner für IT-Lösungen und Digitalisierung unterstützen wir Sie dabei, Microsoft 365 optimal in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.

Ob Beratung zur Einführung, Schulungen für Ihre Mitarbeiter oder maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Branche – wir sorgen dafür, dass Sie das volle Potenzial von Teams, SharePoint und OneDrive ausschöpfen. Mit unserer Expertise stellen wir sicher, dass Ihre Zusammenarbeit nicht nur digital, sondern auch effizient, sicher und zukunftsfähig wird.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihre Microsoft 365-Umgebung optimieren können.