Wie Ingenieurbüros mit audius:RealEstate auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Planung, Steuerung und Wirtschaftlichkeit optimieren

Ingenieurbüros geraten zunehmend unter Druck, weil sich die Rahmenbedingungen spürbar verändern. Auftraggeber entscheiden vorsichtiger, Vergaben ziehen sich länger hin, Projekte werden komplexer und anspruchsvoller. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentation, Nachweise und Wirtschaftlichkeit.

Der Fachkräftemangel verschärft diese Entwicklung zusätzlich. Qualifizierte Ingenieurinnen und Ingenieure sind knapp, spezialisierte Fachbereiche vielerorts ausgelastet. Zugleich binden neue technische Standards, Umweltauflagen und umfangreiche Berichtspflichten immer mehr Zeit im Projektalltag.

Parallel dazu wächst der Anspruch, neue Zielgruppen strukturierter anzusprechen und für mehr Kontinuität in der Neukundengewinnung zu sorgen.

Hier stoßen gewachsene, heterogene IT-Strukturen an ihre Grenzen. Nicht vernetzte Anwendungen, manuelle Abstimmungen und Brüche im digitalen Workflow erschweren Planung, Forecasting und belastbare Entscheidungen.

Gefragt sind daher Systeme, die durchgängige, integrierte Prozesse ermöglichen.

Ingenieurbüros arbeiten entlang zusammenhängender Prozesse. Kundenbeziehungen, Akquise, Planung, Umsetzung, Abrechnung und Auswertung bauen aufeinander auf und beeinflussen sich gegenseitig. Dabei stehen nicht einzelne Arbeitsschritte isoliert nebeneinander, sondern greifen im Projektalltag eng ineinander.

Die Branchenlösung audius:RealEstate auf Basis von Microsoft Dynamics 365 orientiert sich genau an diesem Zusammenspiel. Sie verbindet Kunden- und Projektsicht auf einer gemeinsamen Plattform und verknüpft alle relevanten Informationen zu einem durchgängigen Daten- und Prozessfluss – von der ersten Kundenbeziehung bis zur Analyse abgeschlossener Projekte.

Die folgende Tabelle zeigt die einzelnen Bereiche, die jeweiligen Aufgaben und die eingesetzten Module:

Kundenbeziehung, Akquise & Ausschreibung: Auftraggeber entwickeln, Projekte auswählen

Zu Beginn steht die Pflege und Weiterentwicklung von Auftraggeber-Beziehungen, sowohl mit neuen als auch mit bestehenden Kunden. In dieser Phase wird entschieden, welche Ausschreibungen und Projekte weiterverfolgt werden und welche bewusst nicht. Neben der strukturierten Erfassung von Ausschreibungen geht es darum, Projekte realistisch zu bewerten und frühzeitig mit den eigenen Kapazitäten abzugleichen.

Microsoft Dynamics 365 Sales bildet dabei die CRM-Basis für die strukturierte Verwaltung von Auftraggebern, Kontakten und Ausschreibungen. Ergänzend übernehmen audius-Module die fachliche Bearbeitung, Bewertung und Priorisierung von Ausschreibungen, etwa mithilfe von GAEB-gestützten Leistungsverzeichnissen und definierten Kriterien. Die integrierte HOAI-Kalkulation liefert bereits in dieser Phase die rechnerische Grundlage für Angebote und Verträge.

Dynamics 365 Customer Insights ermöglicht eine konsolidierte Sicht auf Kundendaten und unterstützt die strategische Ausrichtung von Kundenportfolio und Akquise.

Alle Module sind auf eine datenschutzgerechte Arbeit mit Kundendaten ausgelegt.

Projektplanung & Steuerung: Verträge, Leistungen und Ressourcen konsistent führen

Nach der Beauftragung rückt die Projektplanung in den Mittelpunkt. Dynamics 365 Project Operations bildet hierfür das technologische Fundament für Termin-, Ressourcen- und Kostensteuerung.

Die von audius bereitgestellten HOAI- bzw. DIN-nahen Projektvorlagen lassen sich flexibel an projektspezifische Anforderungen anpassen. So können Infrastruktur, Anlagen, Netze, Gebäude und Gewerke strukturiert verwaltet sowie eindeutig Projekten, Verträgen und Leistungsphasen zugeordnet werden.

Die Plattform unterstützt den gesamten Projektverlauf: von der Entwicklung und Bauplanung über die Ausführung bis zur Verwaltung. Meilensteine, Budgets und Gantt-Planungen schaffen Transparenz über Termine und Abhängigkeiten, während Ressourcen und Kapazitäten projektübergreifend geplant werden. Engpässe werden dadurch frühzeitig sichtbar.

Umsetzung & Baustelle: Leistungen direkt vor Ort erfassen

In der Umsetzungsphase entscheidet sich, wie gut die Planung in die Realität überführt werden kann. Dynamics 365 Project Operations unterstützt Ingenieurbüros dabei, Informationen direkt auf der Baustelle zu erfassen. Über mobile Anwendungen können Mitarbeitende Abnahmen dokumentieren, Fotos und Checklisten erfassen, Mängel oder Reklamationen festhalten.

Diese Informationen fließen unmittelbar in das Projekt zurück und stehen für weitere Schritte in Steuerung, Abrechnung und Auswertung zur Verfügung. Das sorgt für eine vollständige Dokumentation und reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Baustelle und Projektleitung.

Abrechnung: Leistungen nachvollziehbar abrechnen

Die Abrechnung greift auf die im Projekt dokumentierten Leistungsstände und Vertragsvereinbarungen zurück. audius ergänzt die Plattform hier um spezialisierte Module für Rechnungsstellung und kaufmännische Prozesse.

Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen lassen sich ebenso abbilden wie periodische Abrechnungen, etwa bei Energie- oder Netzprojekten. E-Rechnung und DATEV-Anbindung sorgen für einen durchgängigen, verlässlichen Abrechnungsprozess bis in die Finanzbuchhaltung.

Auswertung & Analyse: Projekte kontinuierlich verbessern

Nach Abschluss – und bereits während laufender Projekte – gewinnt die systematische Auswertung an Bedeutung. Dashboards und Kennzahlen schaffen Transparenz über Projektverlauf, Wirtschaftlichkeit, Auslastung und Risiken. Ergänzend kann das Business Intelligence-Tool Microsoft Power BI genutzt werden, um Zusammenhänge vertieft auszuwerten und Trends zu erkennen.

Die Analyse abgeschlossener Projekte ermöglicht belastbare Vergleiche und liefert Erfahrungswerte für neue Angebote, Planungen und Kalkulationen.

Der integrierte Microsoft Copilot (KI) entlastet zusätzlich bei Analyse-, Dokumentations- und Kommunikationsaufgaben entlang des gesamten Kunden- und Projektlebenszyklus – etwa beim Zusammenfassen von Projektständen oder bei der Aufbereitung von Berichten für interne Abstimmungen und Auftraggeber.

Aus dem Zusammenspiel der beschriebenen Bereiche ergeben sich folgende positiven Effekte im täglichen Arbeiten:

1. Durchgängige Prozesse über den gesamten Kunden- und Projektlebenszyklus
2. Transparente Kosten- und Wirtschaftlichkeitssteuerung
3. Effiziente Ressourcen- und Kapazitätsplanung
4. Strukturierte Zusammenarbeit mit klaren Rollen & Verantwortlichkeiten
5. Verlässliche Zeit- und Leistungserfassung als Basis für die Steuerung und Abrechnung 
6. Nachvollziehbare Abrechnung anhand dokumentierter Leistungen und Verträge
7. Fundierte Entscheidungen durch Transparenz und Vergleichbarkeit
8. Weniger administrativer Aufwand durch integrierte Prozesse

Die drei Praxis-Szenarien zeigen exemplarisch, wie Ingenieurbüros mit audius:RealEstate typische Herausforderungen entlang des Kunden- und Projektlebenszyklus lösen.

Die Branchenlösung audius:RealEstate auf Basis von Microsoft Dynamics 365 verbindet Akquise, Projektsteuerung, Umsetzung und Abrechnung in einer integrierten Plattform, die konsequent am Projektlebenszyklus von Ingenieurbüros ausgerichtet ist. Damit entsteht nicht nur Transparenz, sondern vor allem Steuerbarkeit in fachlicher, organisatorischer und wirtschaftlicher Hinsicht.

Ein wesentlicher Faktor ist dabei die technologische Basis. Microsoft bietet mit Dynamics 365 eine skalierbare, cloudbasierte Plattform, die langfristige Investitionssicherheit gewährleistet und sich flexibel an veränderte Anforderungen anpassen lässt. Den entscheidenden Mehrwert liefert jedoch die branchenspezifische Ausprägung durch audius. Mit audius:RealEstate wird aus einer leistungsfähigen Standardplattform eine Lösung, die die Realität von Ingenieurbüros abbildet. Für diese bedeutet das: weniger administrativer Aufwand, klarere Entscheidungsgrundlagen und mehr Zeit für die eigentliche Ingenieurleistung.

Wer Projekte nicht nur abwickeln, sondern gezielt steuern will, findet in der Kombination aus Microsoft Dynamics 365 und audius:RealEstate eine zukunftsfähige Grundlage.

Neugierig geworden? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie audius:RealEstate Ihre Geschäftsprozesse im Ingenieurbüro nachhaltig unterstützt.