Dokumente erzeugen & Abrechnung automatisieren – mit audius:Seminar und audius:Report die Veranstaltung effizient abschließen

Mit der Branchenlösung audius:Seminar auf Basis von Microsoft Dynamics 365 lassen sich Veranstaltungen, wie Seminare und Schulungen, effizient planen und steuern. Die Integration von automatisiertem Management von Dokumenten und Rechnungen sorgt für durchgängige digitale Prozesse – von der Anmeldung bis zur Durchführung und Nachbereitung. (siehe dazu auch diesen Beitrag).

Doch ein professionelles Bildungsangebot endet nicht mit dem letzten Vortrag. Richtig spannend wird es in der Nachbereitung, wenn Teilnehmerdokumente erstellt, Rechnungen generiert und Unterlagen zentral abgelegt werden müssen. Genau hier setzt das Add-on audius:Report in der Branchenlösung audius:Seminar an und optimiert das Dokumentenmanagement sowie das Rechnungsmanagement auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Beide Lösungen greifen nahtlos ineinander und bieten eine leistungsstarke Plattform für effiziente Seminarverwaltung.

Erfahren Sie, wie Sie mit wenigen Klicks Zertifikate erzeugen, Rechnungen automatisiert erstellen und sämtliche Dokumente zentral und zugriffsbereit im Microsoft SharePoint ablegen – alles gesteuert über Microsoft Dynamics 365.

Seminare enden idealerweise mit einem Nachweis für die Teilnehmenden, beispielsweise einem Zertifikat oder anderen Belegen über die erfolgreiche Teilnahme. Mit dem Add-on audius:Report wird dieser Prozess vollständig automatisiert und flexibel anpassbar gestaltet. Das Management von Dokumenten auf Basis von Microsoft Dynamics 365 ermöglicht die individuelle Gestaltung von Zertifikaten, Teilnahmebestätigungen, Namensschildern, Teilnehmerlisten und vieles mehr.

So funktioniert’s:
Zu Beginn werden in Abstimmung zwischen Ihnen und dem audius-Projektteam Design und Layout des Dokuments festgelegt, beispielsweise Logo, statische Angaben, wie feste Überschriften, Schriftart und -größe, sowie dynamische Inhalte, wie Name des Teilnehmenden oder der Titel des besuchten Seminars.

Zusätzlich können Sie Anpassungen wie Hintergrundbilder oder Zertifikatstexte direkt in der Software selbst vornehmen.

Zu guter Letzt geben Sie den Text vor, den die E-Mail für den Versand des Zertifikats an den Teilnehmenden enthalten soll. Sie können wählen, ob die E-Mail direkt versendet oder als Entwurf gespeichert werden soll. So lassen sich noch persönliche Anmerkungen oder Grüße vor dem Versand hinzufügen.

Nachdem die Basis für die Erstellung des Dokuments individuell auf Ihre Bedürfnisse umgesetzt wurde, kann ein automatischer Workflow gestartet werden, der folgende Vorgänge umfasst:

• Automatisierung der Belegerstellung: Auslöser für die Berichtserstellung ist beim Zertifikat der Klick auf den Button „Zertifikat senden“.
• Rendering: Ausgabe des Dokuments als PDF
• Verteilung der Dokumente: Eine eigene E-Mail mit dem individuellen Zertifikat als Anhang geht an die Seminarteilnehmer.
• Sofern gewünscht: Speicherung des fertigen Dokuments auf dem Microsoft SharePoint.

Das gleiche Prinzip gilt für weitere Dokumente, wie Namensschilder oder Tischkarten. Hier wird statt einer E-Mail der Druckprozess ausgelöst.

Ihr Vorteil: Dokumentenerstellung und Dokumentenablage im Rahmen eines modernen Dokumentenmanagements – professionell, fehlerfrei und zentral verfügbar für alle berechtigten Beteiligten.

Das Rechnungsmanagement wird mit audius:Report zum Selbstläufer. Nach einmaliger Definition des Rechnungsdesigns – von Logo bis Bankverbindung und relevanten Feldern – erstellt das System automatisch ein fertiges Rechnungsdokument mit allen Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten. Das Rechnungsmanagement auf Basis von Microsoft Dynamics 365 greift auf sämtliche benötigte Daten zu, wie Namen der Teilnehmenden, Seminarpreis, Rabatte oder individuelle Preislisten.

Analog zur Zertifikatserstellung übernimmt audius:Report die automatische Generierung der Rechnung als PDF und legt diese im zentralen Dokumentenmanagement auf Microsoft SharePoint ab. Die Rechnung ist jederzeit abrufbar – für Buchhaltung, Projektleitung oder externe Prüfer.

Von der Rechnung bis zur Buchhaltung:
Nach Abschluss des Seminars und Versand der Rechnungen folgt die Übergabe an die Buchhaltung. Der Buchungsassistent audius:DATEV sorgt für die nahtlose Weiterleitung aller relevanten Daten im richtigen Format an die Buchhaltungssoftware – als Ausgangsrechnungen, Debitoren/Kreditoren-Exporte, Belege oder andere definierte Typen. Alternativ stehen die Add-ons audius:Agenda oder audius:BMD zur Verfügung, passend für verschiedene Anforderungen.

Ihr Vorteil: Automatisiertes Rechnungsmanagement und Buchhaltung in einer auditfähigen Prozesskette, die jederzeit systemübergreifend nachvollziehbar ist.

Ein mittelständisches Trainingsinstitut für IT-Schulungen stand vor der Herausforderung, steigende Teilnehmerzahlen mit einem schlanken Team zu bewältigen. Pro Jahr werden dort über 150 Seminare mit jeweils 20 bis 50 Teilnehmenden organisiert. Bislang mussten Zertifikate manuell erstellt, Rechnungen einzeln generiert und Unterlagen an unterschiedlichen Stellen abgelegt werden. Der Aufwand war hoch, die Prozesse fehleranfällig – und wertvolle Zeit für die Betreuung der Teilnehmenden blieb auf der Strecke.

Mit der Einführung von audius:Seminar und dem Add-on audius:Report änderte sich das grundlegend. Heute laufen Zertifikatserstellung, Rechnungsmanagement und Dokumentenablage vollständig automatisiert. Nach Abschluss eines Seminars erhalten die Teilnehmenden ihr personalisiertes Zertifikat per Knopfdruck via E-Mail, Rechnungen werden einfach und passgenau generiert und zentral im Microsoft SharePoint gespeichert. Alle Daten stehen zudem der Buchhaltung unmittelbar zur Verfügung – und können über den digitalen Buchungsassistenten direkt im relevanten Format an den Steuerberater weitergegeben werden.

Der größte Gewinn zeigt sich in der Skalierbarkeit: Unabhängig davon, ob zehn oder tausend Personen teilnehmen, bleibt der Aufwand für die Administration nahezu gleich. Das Institut hat dadurch sein Angebot deutlich ausgebaut, ohne zusätzliches Verwaltungspersonal einzustellen.

Gleichzeitig entfaltet die Automatisierung eine klare strategische Wirkung. Die Professionalität im Außenauftritt steigt, da Prozesse standardisiert und zuverlässig ablaufen. Teilnehmende erhalten ihre Unterlagen schneller, die Buchhaltung arbeitet mit vollständigen und korrekten Daten, und die Mitarbeitenden gewinnen Freiraum für wertschöpfende Aufgaben, zum Beispiel die persönliche Betreuung der Kunden oder die Entwicklung neuer Weiterbildungsangebote.

Was in der Seminarplanung strukturiert beginnt, sollte auch in der Nachbereitung professionell abgeschlossen werden. Mit audius:Seminar und dem Add-on audius:Report digitalisieren und automatisieren Sie alle wichtigen Schritte: von der Erstellung individueller Teilnehmerdokumente über die automatisierte Rechnungsstellung bis hin zum zentralen Dokumentenmanagement und der anschließenden Übergabe an die Buchhaltung – alles auf Basis von Microsoft Dynamics 365.

Für Sie heißt das:
✔ Weniger manuelle Arbeit dank automatisiertem Dokumenten- und Rechnungsmanagement
✔ Schnellere, verlässliche Abläufe mit Microsoft Dynamics 365
✔ Zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente
✔ Mehr Zeit für strategische Aufgaben

So profitieren Sie von effizienten, durchgängigen Seminarprozessen und behalten dennoch die Flexibilität, diese jederzeit an Ihre spezifischen Gegebenheiten und Kundenanforderungen anzupassen. Das Praxisbeispiel des IT-Trainingsinstituts zeigt die daraus entstehenden Effizienzgewinne und Wachstumsperspektiven.

Bereit für den nächsten Schritt im Seminarmanagement? Dann sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, wie einfach und effizient die Arbeit mit unserer Branchenlösung audius:Seminar und dem Add-on audius:Report einschließlich unseres digitalen Buchungsassistenten funktioniert – alles bestens integriert in Microsoft Dynamics 365.